整理整頓のコツ｜部屋やクローゼット・書類の整理整頓方法
更新日：2020年08月28日
断捨離のコツ
職場で片付けをする際に困るのが、現時点では不要だけれども将来的に必要になるかもしれない、というものが多いということです。自分の所有物でないことも多く、捨てた後に上司から「あの書類どうした？」などと聞かれるのではないか、と考えだすと中々捨てることが出来なくなります。
職場の整理整頓のコツとして、紙ベースで保管しているものを減らす、ということがあります。現在はPCの普及により、データとして管理出来る時代となりましたので、原本は捨てて、データをHDやUSBなどにバックアップを取っておくことが可能になりました。。紙をファイルに挟んで保管しておく必要があるケースは意外と少なく、ファイルの紙が増える一方で中身をほとんど見ていないという職場も多いのではないでしょうか。仕事の内容にもよりますが、直近一カ月で見返さないファイルはデータとして保管してしまっては如何でしょうか。
データで管理する際のコツ
データで書類を管理する際に、気を付けなければならないのは後で探し易い状態にしておくことです。ファイル名を入力するのは基本です。ファイル名もその時は分かっていたのに、時間の経過と共にどのファイルか分からなくなってしまう、ということがよくあります。多少、面倒でも後から確認しても分かるようなファイル名にしましょう。
ファイルをどんどん保存していくとフォルダ内がファイルだらけで、必要なファイルを探すのに検索しなければならない、という無駄な手間が発生してしまいます。例えばHD内で保存しておくのであれば、先ず大分類のフォルダを作り、その中で小分類のフォルダを作成しましょう。又、同様のファイル数が増えてくる様であれば、フォルダ内を更に年代別、月別などで仕分けすると更に探し易くなるでしょう。
職場でPCを共有して使用している場合は、個人フォルダと共有フォルダを分け、共有フォルダ内においても「フォーマット」「提出済み書類」「オペレーション関係」などなど。誰が使っても分かり易いフォルダ分け、ファイル分けを心がけましょう。
部屋の整理整頓のコツ
職場などの共有スペースと違い、自分の部屋を整理整頓するのは簡単です。とにかく不要なものを処分してしまうことです。不要なものの定義は人それぞれですが、職場同様に「今度使うかもしれないし」などと考えてしまうと、いつまで経っても片付けは進みません。コツとして、必要か迷ったものの中で、将来必要になったとしても買い戻せるものに関しては無条件で捨ててしまうことです。現時点で不要で、将来的に必要かどうかも不透明なものに、スペースを占領されることは無駄でしかありません。スペースを占領しているだけで費用が発生している、という認識を持てば不要に置かれている状態を許せなくなります。
この方法で処分していくと、何となく購入して、何となく保管していた本やCD、DVDなどが半分以下になると思います。これらに関しては処分と言っても捨てる必要はなく、ブックオフやネットオークションなどで処分すれば多少のお小遣いになったりもします。又、直近１年以上着ていない衣類も処分してしまいましょう。１年以上着ていない、ということは少なくともワンシーズンは着ることなく過ごせている、ということであり処分してしまっても問題ないでしょう。
整理整頓のコツを掴んで仕事の効率UP
整理されている机は見栄えは良いかもしれませんが、必ずしも使い易い訳ではありません。整頓されている机は他人からすると不快に映るかもしれません。不要なものを処分し、必要なものを使い易い場所に配置することが整理整頓です。整理整頓がしっかりしていれば、ものを探す時間が減り、仕事中に不要なものを避ける動きも減りますのでストレスも軽減されます。
又、整理整頓されている机で仕事をしている人と、乱雑な机で仕事をしている人とでは周囲の信頼も違うのではないでしょうか。効率的に仕事を進める為にも定期的に整理整頓を心がけましょう。定期的に行えば、手間も少なくて済みますし、コツも掴めるので短時間で済むようになります。
初回公開日：2017年03月26日
記載されている内容は2017年03月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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