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書類整理のグッズ・方法・コツ|100均/無印/ファイル

更新日:2020年08月28日

書類整理は量も多くおいていてもどこに入れたかわからなくなることもあります。デスクに平積みしていたら必要な時に見つからず、要らない時に出てくることもあります。そこで今回は、収納が苦手な方でも家や仕事場で綺麗に収納する方法とコツをご紹介します。

書類整理のグッズ・方法・コツ|100均/無印/ファイル

書類の紛失を防ぎたい!

今やスマートフォンや持ち運びやすいタブレット、ノートパソコンと言った記憶媒体を元に資料を整理できますが、仕事で必要な紙の資料や会議での資料、大学の授業で使われるレジュメや資料の多くは紙媒体での使用・保存が主です。

データは何らかのトラブルによりデータ自体が消えてしまう場合もあり、紙は手元にいつでもあり、すぐに取り出すことができるのが利点です。一方、書類も量が増えるにつれて紛失してしまうこともあります。

そんな時、多くの書類を分類わけ、デスクの上・部屋の場所をあまりとらないで整理することができたら、紛失することもなくなります。しかし予想以上に量もあり、かつ、いつか時が来たら処分するときがくるであろう書類に対し、整理のためですから、できるだけコストは下げたいです。

そこで今回は、書類の整理が苦手な方でも綺麗に整理ができ、コスパも良い書類整理のグッズとやり方をご紹介いたします。

書類を整理する最適な場所は?

書類整理のみならず、どのことでも言えますが使う物と使う場所の同線が短く近いほどよく、遠いほどおろそかになりがちです。ですから、まず最初に考えるべきはどこでその書類を多く使うのかという点です。

書類を使うのに手の届かないところにしまうと取りに行く数歩が面倒になってしまい、いつの間にか使用場所の周辺にバラバラになってしまうこともありますから、デスクでパソコンを使いながら使用するのであれば、手の届く範囲に先においてしまうことが良いでしょう。

もちろん、作業が単調で眠気が来てしまうからという理由でわざと歩くように同線を長く設けても構いません。その場合は、収納の仕方を工夫すれば整理された状態を維持することができます。

場所別書類整理の方法・コツ

資料を平積みにしていたら必要な資料は積み重なった紙のミルフィーユの中で、どこにあるのか見つけるのに時間がかかってしまいます。最悪の場合、紛失して必要な時に使えず、その後書類の雪崩が起きた使わないときに出てくるなんてこともあります。

大切なのは書類を床と並行でなく垂直に並べる、つまり立たせることがポイントになります。立たせることにより、置く場所への面積が抑えられるので多くの書類を整理することができますし、上手にファイリングなどを行えば、必要な書類を必要な時にサッと出すことができ、効率も印象も良くなります。

誰かに見せる訳でなくても、すっきりとした書類整理は気持ちの良い物です。何か取り組む場合も慌てることなく心に余裕をもって行うことができ、自分にとっても大きなメリットになります。

家庭

家庭で仕事の書類や、学校の書類を整理する場合には、まず何処にあったら楽かを考えましょう。また、種類が決まっている場合は色分けするか、ファイリングの背表紙に分かりやすく資料の分類を書くことで、何が入っているのかがよくわかります。

よく使う資料についてはデスクの上にジャンル分けと日にちをそろえたものを整理し、テーブル下や離れた本棚など手の行きづらい場所に過去の資料や、あまり使わないけれど必要な資料を同じく整理して置いておくと紛失することもなく使用することができます。

仕事場

仕事場ではデスクの面積も決まっていますし、隣接したデスクに迷惑を欠けないで書類を上手に整理したくなります。デスク上が綺麗だと周囲からの印象も良く、パッと必要な書類を差し出すことができればさらに好印象です。

そのために大事なことが、デスクの上に置くものとデスク下あるいは引き出しを活用することです。デスクに書類を管理する引き出しがある場合、仕切りを作り奥は過去のもの、手前に来るほど最近のものでしっかりとジャンルと時系列を分けることが大切です。

引き出しがない場合は足元に収納スペースを設けると良いでしょう。DIYでキャスターの着いた本棚のような収納場所を作り、引き出しのときと同じように種類を分けて整理します。

デスクの上は伝言が貼られることや、誰かが追加書類を置いてくれることもあるので、綺麗に使用すると良いです。その時期に必要な書類だけをファイリングして片隅に整理することが大切です。

整理された状態を保つ為に大切なこと

整理された状態を保つためにも、特に大切なことが使ったものをきちんと同じ場所に整理するということです。それを成さないと、どこに置いたのかと慌てることに繋がりますし、せっかく綺麗に整理していた書類が一度適当に扱うと他のものまで適当になり、散らかる原因にもなります。

その時に急いで片づけられない場合、デスクの上に置きっぱなしでも良いですが、用事が済んだ後、その日のうちに必ず元の場所へ帰してあげることが書類整理にとって一番大切なことでしょう。

書類整理グッズ

書類整理グッズをご紹介します。

ファイル

ファイルはさまざまな色があり、ポケットがあらかいじめついているものやリング状になっており後から入れることができるものもあります。また、開けると多くのポケットが並び蛇腹になっているものもあります。

ファイルを使う際はまず種類で色を分けることと、きちんと何が入っているのか明記することが大切です。資料が増えない者であればポケット型のものを使い、増える可能性があるものはリング型の物を使うと便利です。

また、1つのファイル内でもいつのものか、何についてかを付箋を用いて明記すると、同じものの中でも必要なものを一目で見て書類を見つけることができるのでお勧めです。

ボックス

ボックスは多くの資料や重たい資料を一つにまとめて立たせてくれます。クリアフォルダーやファイルをより分かりやすくおいておくのに長けています。縦にも横にも使うことができるので、引き出しの中に整理することも可能です。

使い方は、ジャンルによってボックスを分け時系列に書類を整理し、ボックスの背にジャンル名を記載、そのタイトルが見えるように置くことです。必要な時はそのボックスを手前に倒すだけで必要な資料が取り出すことができます。

また引き出しの中で使うことにより、書類が倒れてしまうことを防ぐので、書類が少ない状態でも綺麗に整理することができます。

引き出し

引き出しは奥行のあるものですが、仕切りのあるものと無いものがあります。ない場合は色分けしたファイルを用いることと、そのジャンル名が見えるように仕切りを作ってしまうと良いでしょう。

奥に行くほど目が届きにくくなりますから、奥には古いものを整理し、手前に来るほど新しいものとすると見やすくて良いです。また、書類が少ない場合はボックスやブックスタンドなどで書類が倒れないように工夫すると整理しやすくもなり、見やすくもあるので良いでしょう。

初回公開日:2018年03月12日

記載されている内容は2018年03月12日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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